国際会議のノウハウをテレビ会議にも ポートピアホテル「ハイブリッド会議」

20200626ハイブリッド会議

 神戸ポートピアホテル(神戸市中央区)は、学会や企業の研修会といった会議の開催と、その模様をテレビ会議システムのZOOM(ズーム)で配信するサービスなどをパッケージにした「ホテルディナー付きハイブリッド・オンラインミーティングプラン」を商品化した。必要な会議を開催できなくなっている学術団体や企業などに、新型コロナウイルスの感染リスクを高めるとされる密閉・密集・密接(3密)を回避した形での会議の開催を提案する。ホテルとしては国内最多の国際会議の開催地である同ホテルのノウハウを、テレビ会議にも生かす。(イメージ図=神戸ポートピアホテル提供)

 会議室の8時間使用とマイク2本やスクリーン、配信用の機材、会場設営、機器操作など一連のサービスをオール・イン・ワンで提供する。ポスターによる学会発表を念頭に、電子ポスターをネット上に公開するサービスや、会議終了後の主催者と登壇者などによる会食もセットにした。事前に収録した講演や、遠隔地からの講演なども配信できる。実際にホテルに足を運ぶ人数は10人、自宅や職場などからのZOOMを通じた会議の遠隔参加者は1000人までで、価格は税込み・サービス料込みで400万円とした。同じ人数で、宿泊付きで2日間の会議を開催する場合は同580万円。

 1000人程度が参加する会議なら、従来は同ホテル内の大宴会場やホールを使って開催することができた。だが新型コロナの感染拡大で、十分なソーシャルディスタンス(対人距離)を確保しながら屋内で1000人が参加する会議を開くとなると、たとえばドーム球場ぐらいの広い施設が必要とも考えられ、これが会議の主催者を悩ませているという。このため主催者や登壇者といった一部の人だけが会場に集まり、一般の参加者はテレビ会議で参加する「ハイブリッド形」の会議を同ホテルは提案。すべてをテレビ会議に切り替えるのとも異なり、充実した内容の会議を円滑に運営する。

 実際に集まって開く会議の様子を、ZOOMなど双方向で意思疎通が可能なテレビ会議システムを使って配信する「ハイブリッド形」の会議については、神戸経済同友会が久元喜造市長に対して、新型コロナで大きな影響を受けた観光業の立て直しに役立てられると提言していた。神戸ポートピアホテルでも、宴会場には緊急事態宣言を受けた休業要請があったうえ、客室の稼働率も大幅に低下していた。新たな会議の形を提案することで、コンベンション(会議・研修)施設としての需要を改めて掘り起こす。

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